Положения которые должны быть в организации

В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.

Перечисленные характеристики процесса показывают, что процесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, в информационном поле, в множестве объектов и т. Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определение границ процесса значительно облегчает работу организации. Неполное указание границ процесса является распространенной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий документ. Прокомментируем перечисленные характеристики процесса.

Обязательные локальные нормативные акты

Перечисленные характеристики процесса показывают, что процесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, в информационном поле, в множестве объектов и т. Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определение границ процесса значительно облегчает работу организации. Неполное указание границ процесса является распространенной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий документ.

Прокомментируем перечисленные характеристики процесса. Цель процесса. Процесс должен иметь определенную цель. Как правило, цель процесса формулируется как задача оптимизации: необходимо найти наилучшее решение при заданных ограничениях. Например: для процесса производственного планирования — оптимизировать загрузку производственных мощностей при заданной производственной программе и заданной пропускной способности; для процесса материально-технического снабжения — обеспечить производственные подразделения организации материально-техническими ресурсами по номенклатуре и в сроки, определенные производственной программой.

Даже если цель процесса не будет формулироваться явно в соответствующем разделе регламента, разработчик должен сформулировать эту цель прежде, чем приступать к описанию процесса. Выход процесса — совокупность объектов, являющихся результатами выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т. Выход процесса должен быть охарактеризован требованиями, которые к нему предъявляет потребитель результатов рассматриваемого процесса.

Границы процесса будут определены правильно, если его выходом является совокупность объектов, соответствие которых требованиям потребителя может быть независимо проверено. Если же, напротив, требования к выходным объектам процесса сформулированы нечетко или не поддаются объективной проверке, то переход от этого процесса к следующему чреват конфликтами исполнителей, потерей качества результатов всего процесса и другими нежелательными последствиями.

Поэтому мы еще раз обратим внимание на важность правильного определения статусов объектов, которые передаются из одного процесса в другой. Эти статусы должны быть зафиксированы на уровне терминов, используемых в регламенте: либо со ссылкой на существующие нормативные акты, либо определенных в рамках регламента.

Поясним сказанное на примере сервисной компании — компании, предоставляющей заказчику оборудование с бригадой экипажем. Для того, чтобы услуга соответствовала требованиям заказчика, а также законодательно установленным требованиям, необходимо, чтобы оборудование приобрело последовательно следующие состояния: Юридическая готовность — состояние оборудования, при котором имеются все документы, удостоверяющие права компании на его безопасную эксплуатацию от своего лица.

Техническая готовность — состояние оборудования, при котором все его части и оборудование в целом находятся в исправном состоянии, получены все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в требуемом заказчиком режиме.

Эксплуатационная готовность — состояние оборудования, при котором находящееся в технической готовности оборудование снабжено необходимым инвентарем, обеспечено энергией, укомплектовано бригадой экипажем , члены которой которого имеют все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в установленном заказчиком режиме. Рабочее состояние — состояние оборудования, при котором находящееся в эксплуатационной готовности оборудование удовлетворяет требованиям, предъявляемым заказчиком, и выполняет необходимую работу оказывает услуги.

Установление границ процессов сервисной компании описанным образом имеет далеко идущие последствия для определения соответствующих бюджетов, распределения функций, прав и ответственности исполнителей, организационной структуры компании и т.

Не следует смешивать цель и выход процесса. Вход процесса — совокупность объектов, потребляемых или преобразуемых в ходе выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т. Требования к входным объектам должны быть сформулированы с точки зрения использующего их процесса. Поскольку входы в один процесс являются, как правило, выходами других процессов, то для входных объектов справедливы рекомендации и комментарии, данные выше.

В частности, описывая некоторый процесс, разработчик должен сформулировать требования, предъявляемые к входным объектам этого процесса. Отметим, что в процесс должен быть встроен механизм проверки фактически полученных входных объектов предъявляемым к ним требованиям и правила действия в случае выявления несоответствия. Если в результате указанных осмотра и проверок оборудования обнаружены признаки невозможности безаварийной эксплуатации оборудования, то доставленное оборудование не должно использоваться, а принимающий оборудование работник Арендатора обязан оповестить сменного технолога регионального участка Арендатора об инциденте Параметры, правила и методы выполнения процесса — это объекты как правило, информационного характера: нормативные акты, методики, технологии, справочники и т.

Вот еще один пример: Технология выполнения каждого вида работ техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания определяется паспортом или руководством по эксплуатации оборудования. В случае отсутствия описаний указанных технологий используются технологии, утвержденные главным инженером.

Если несколько процессов выполняются в соответствии с одним нормативным документов, то, разумеется, нет нужды упоминать этот документ в каждом пункте регламента — достаточно сделать это один раз.

Событие, запускающее процесс. Выполнение процесса запускается только при наступлении определенных событий выполнении определенных условий. К таким событиям, как правило, относятся: получение внешнего сигнала или воздействия должны быть указаны допустимый вид и источник такого сигнала ; инициатива определенных работников или коллегиальных органов право такой инициативы должно быть указано в должностной инструкции или положении о коллегиальном органе либо установлено иным нормативным актом, в том числе, рассматриваемым регламентом ; достижение контрольными параметрами определенных объектов определенных критических значений; наступление определенных сроков календарных или относительных 18 ; соответствие или несоответствие входных объектов установленным требованиям; наступление событий, завершающих предшествующие процессы.

Событие, завершающее процесс, состоит, как правило, в получении всех требуемых выходных объектов и достижении цели процесса. Факт приемки оборудования на склад технической готовности фиксируется: инженером-механиком в ремонтной ведомости и в журнале ремонта оборудования; оператором в журнале движения оборудования.

Следует иметь в виду, что события, запускающие и завершающие процессы, должны быть согласованы с готовностью входов и выходов процессов. Процесс не может быть выполнен корректно, если, скажем, срок его выполнения наступил, но входные объекты подготовлены не полностью.

Момент события, завершающего процесс, как правило, жестко связан с моментом учета выполнения данного процесса признания хозяйственной операции в системе учета организации. Именно поэтому важно недвусмысленно охарактеризовать условия начала и окончания процессов.

Место выполнения процесса должно соответствовать требованиям, предъявляемым к выходам процесса и к методам выполнения процесса. Например, определенные виды технического обслуживания, ремонта или испытаний должны выполняться на специально оборудованных производственных участках. Выполнение же работ в иных местах ведет к нарушению установленной технологии, следовательно, не обеспечивает требуемого качества, а потому лица, допустившие нарушение, подлежат наложению взыскания. Функции действия , выполняемые в рамках процесса, должны соответствовать функциям, установленным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, положениях о коллегиальных органах.

Функция действие описывается глаголом: разрабатывает, формирует, предоставляет, организует, ведет мониторинг, контролирует и т. Исполнители процесса. Указание исполнителей процесса является одним из важнейших предназначений регламента.

Исполнителем процесса может быть: работник, занимающий определенную должность имеющий определенную профессию ; подразделение организации при условии, что порядок определения конкретного исполнителя известен или устанавливается в регламенте ; коллегиальный орган организации комиссия, комитет, коллегия, совет, экспертная или рабочая группа и т. В случае, если указать конкретного исполнителя невозможно, то в рамках регламента должна быть определена роль совокупность функций, прав и ответственности , необходимая для выполнения одного или нескольких процессов, описанных в регламенте.

Далее для реализации процесса, описанного в регламенте, распорядительным актом соответствующего руководителя указываются конкретные исполнители необходимых ролей. Например, для тестирования работников удаленных от центрального офиса компании цехов создаются временные рабочие звенья: Тестирование работников в местах расположения бригад удаленных цехов проводится рабочими звеньями тестирования, состоящими из: руководителя звена, назначаемого приказом генерального директора; представителя ИТР, назначаемого распоряжением начальника цеха.

Указываемый исполнитель должен соответствовать масштабу процесса. Так, допускается говорить: Контроль технического состояния оборудования производственных цехов Общества производится отделом главного механика. Однако когда речь идет о конкретном виде оборудования, необходимо указать и конкретного работника: Контроль технического состояния грузоподъемного оборудования производственных цехов Общества производится ведущим специалистом отдела главного механика.

Если конкретный исполнитель процесса определяется непосредственно перед исполнением процесса как, например, операционист в банке , то регламентом или иными нормативными актами должен быть установлен порядок определения конкретного работника, исполняющего данный процесс.

В регламенте должны быть четко зафиксированы моменты передачи управления процессом или передачи объектов процесса от одного исполнителя к другому. В регламенте, дополнительно к описанным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях или коллегиальных органах, могут быть определены: функции работников, подразделений, коллегиальных органов, права работников, ответственность работников, необходимые для выполнения описываемого процесса.

Разработчик должен проследить за тем, чтобы дополнительные функции, права и ответственность исполнителей не противоречили уже имеющимся и, при необходимости, выступить с инициативой изменения существующих локальных нормативных актов Среди исполнителей процесса выделяется менеджер или владелец процесса — работник, организующий выполнение процесса по установленным правилам: принимающий решения в ключевых точках процесса, обеспечивающий соответствие выходов процесса предъявляемым к ним требованиям и целям процесса.

Для нормальной работы процесса необходимо, чтобы: решения менеджера процесса были легитимными работник имеет право непосредственно давать указания другим исполнителям процесса либо существует иной правовой механизм превращения распорядительных инициатив менеджера в обязательные для исполнения указания ; менеджер процесса имел право распоряжаться ресурсами, необходимыми для достижения требуемых результатов в частности, распоряжаться бюджетом процесса, влиять на выбор исполнителей, инициировать определенные действия в рамках процесса и т.

Документирование процесса. Ход процесса, выражающийся в: запуске, приостановке, завершении процесса, приеме-передаче входных и выходных объектов, изменении статусов входных и выходных объектов, принятии решений в точках ветвления процесса, назначении исполнителей процесса, определении места выполнения процесса, и т.

Подробность информации о процессе определяется теми же целями, с которыми регламентируется данный процесс. При внедрении регламента необходимо разъяснить исполнителям цели тех действий, которые служат накоплению необходимой аналитической информации о процессе.

При описании процесса должны быть перечислены документы, отражающие ход его выполнения, а также документы, обрабатываемые и формируемые в ходе процесса. Формы документов могут быть как унифицированными как, например, в процессах, связанных с учетом движения материально-технических ресурсов , так и неунифицированными — специально разработанными организацией. Разработчик должен четко представлять движение документов, используемых в регламентируемом процессе.

В частности, это поможет лучше структурировать сам процесс. Средства контроля выполнения процесса. Для регламентированного процесса контролю подлежат как организация выполнения процесса она должна соответствовать регламенту , так и фактические результаты выполнения процесса, а если процесс является сложным, длительным или дорогостоящим, то и промежуточные данные о ходе процесса.

Соответственно, при описании средств контроля в регламенте должны быть указаны: контрольные показатели включая правила расчета значений, периодичность расчета, критические зоны значений, правила действия при достижении критических зон ; работники, выполняющие контрольные функции разумеется, у них должно быть достаточно прав, чтобы влиять на ход контролируемого процесса.

Таким образом, контрольная функция является одной из составляющих цикла совершенствования процесса. Как правило, контрольные действия, не связанные с коррекцией процесса, наряду с организацией выполнения процесса по заданным правилам осуществляет менеджер процесса.

Полноценную контрольную функцию должен исполнять руководитель более высокого уровня. Пример: процессами договорной работы управляют кураторы договоров в их функции входит подготовка проекта договора, участие в переговорах с контрагентами, обеспечение документооборота, связанного с выполнением договора, контроль выполнения условий договора и т.

Другой пример: производственный персонал организации проходит проверку профессиональных знаний с помощью тестирования. Руководит процессом начальник отдела кадров, контроль осуществляется главным инженером — первым заместителем генерального директора, так как в данной организации в его ведение входит управление производственной деятельностью. Описание средств контроля всего регламентируемого процесса может быть вынесено в самостоятельный раздел регламента см.

Итак, мы перечислили характеристики процесса, указание которых необходимо для корректной его регламентации. Теперь поговорим о воплощении этих требований в тексте регламента. Построение текста раздела Раздел регламента процесса, посвященный подпроцессам, обычно разбивается на подразделы — по одному на каждый подпроцесс.

В начале подраздела формулируется цель подпроцесса и условия запуска процесса. Поскольку русский язык достаточно гибок и не фиксирует порядок слов в предложении, то фразы, описывающие элементарные действия, могут быть сконструированы с учетом различных обстоятельств. Например, если важно сделать акцент на результате процесса, то в начале фразы говорится о результате: Справка о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца по форме п.

Если же раздел регламента построен так, чтобы его абзацы соответствовали должностям работников финансового отдела, то приведенное правило будет выглядеть так: Начальник финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным, на основании данных бухгалтерского учета подготавливает справку о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца по форме п.

В любом случае разработчику нужно следить за тем, чтобы все существенные характеристики процесса были указаны в описании, но и чтобы описание в целом не оказалось трудным для восприятия. В конце подраздела обычно указываются условия завершения процесса, действия, необходимые для учета выполнения процесса, и средства контроля выполнения процесса.

Процесс должен быть описан в максимальной универсальности. Это относится как к структуре процесса, так и к его параметрам. К сожалению, очень часто в регламентах описываются только штатные ситуации, которые, к тому же, и не вызывают конфликтов.

В этом случае регламент не является необходимым. Поэтому рекомендация разработчику состоит в том, чтобы в регламенте были описаны все наиболее вероятные варианты течения процесса, а поведение в редких нештатных ситуациях регулировалось либо ответственным работником, либо коллегиальным органом возможно, создаваемым и созываемым специально для разрешения нештатных ситуаций в данном процессе. Следуя этому совету, не нужно упускать из виду, что принятие нетипового решения ответственным работником, а тем более — коллегиальным органом, потребует дополнительного времени 23 ; исполнение же стандартизированного в регламенте решения может быть запущено сразу.

Для облегчения восприятия текста регламента в основой его части можно описать только штатную ситуацию с наиболее вероятными отклонениями; описание же маловероятных нештатных ситуаций с правилами действия в них может быть вынесено в приложение ср. Что касается параметров регламентируемого процесса: различных перечней, таблиц с числовыми значениями и т.

В каком порядке следует описывать подпроцессы регламентируемого процесса? Наиболее естественным представляется описание подпроцессов в соответствии с этапами жизненного цикла основного объекта, который обрабатывается описываемым процессом.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документация по кассовым операциям в Украине. Лимит кассы, порядок оприходования

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда. Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в . Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС. Федеральным законом от 31 мая г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности. Извлечение из Федерального закона от 31 мая г. Функции организаций и обязанности их должностных лиц в области обороны 1. Должностные лица организаций независимо от форм собственности: должны исполнять свои обязанности в области обороны, предусмотренные для них законодательством Российской Федерации; создают работникам необходимые условия для исполнения ими воинской обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации; оказывают содействие в создании организаций, деятельность которых направлена на укрепление обороны. Таким образом, воинский учет граждан в организациях - это составная часть воинской обязанности организаций. Именно с учета людских ресурсов, транспортных, материальных средств начинается подготовка к обороне России. Военные комиссариаты в любое время дня и ночи, в очень короткий промежуток времени обязаны: найти нужного им гражданина; оповестить его в случае объявления: мобилизации; военного времени; направить гражданина оборонять Родину.

Статья 91 ТК РФ.

Какие документы должны быть на предприятии по охране труда в зависимости от вида деятельности Мероприятия по ОТ, проводимые на предприятии, а также связанная с этим документация, будут определяться его сферой деятельности. В каждой отрасли есть свои нюансы, которые необходимо учесть. Ряд отраслевых нормативных правовых актов содержит требования по ОТ, которые следует применять в соответствии со спецификой деятельности организации.

Документы, которые должны быть у ООО

Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени. Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 Список документов, относящихся к первой группе регламентация трудовой деятельности : Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Документы организации: собираем и храним Просмотров: Отвечаем на вопросы по теме За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности ИП или ООО обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят. Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа г. N , состоит он из 12 разделов и содержит пункта. Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Порядок разработки локальных актов законодательно не установлен, поэтому работодатели определяют его самостоятельно.

Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Гарантийное письмо от собственника Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником Документы по основной деятельности Лицензии и разрешения Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Лучше их подшить и отправить в свой архив, т. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам Если для выполняемых работ требуются такие допуски. Так же как и лицензии, по тем же причинам все документы, связанные с членством в СРО и полученных допусках, обязательно хранить и после окончания срока их действия или выхода из СРО. Уведомления о начале деятельности Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти. Документы о внесении в Торговый реестр Если ООО осуществляетторговую деятельность или поставки товаров за исключением производителей товаров. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание Если в работе используется контрольно-кассовая техника. Кадровые документы Обязательные документы по кадрам — это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5. КоАП , а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет. Кроме того, статьи 5. Документы, которые являются обязательными всегда Трудовые книжки всех работников Обязательно хранятся в металлическом сейфе под замком и охраной сурового главбуха.

Статья 91 ТК РФ. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

.

Пишем регламент: рекомендации по разработке

.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

.

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

.

Документы по охране труда в организации

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Локальные нормативные акты организации
Похожие публикации